Автоматизация подбора: ATS на Битрикс24

Производственная компания на 900 человек с постоянной потребностью в найме: рабочие специальности, ИТР, руководители участков. До внедрения процесс выглядел так: заявка от начальника цеха приходила в почту или устно, рекрутер вручную размещал вакансию на трёх площадках, отклики собирались в четырёх почтовых ящиках, резюме складывались в папки на диске, статусы кандидатов велись в общей Excel-таблице. Каждый отчёт для директора собирался руками полдня.

Первое, что мы автоматизировали, — заявку на подбор. Теперь руководитель заполняет форму в портале: должность, подразделение, профиль требований, обоснование (замена или новая единица), срок. Заявка уходит на согласование по маршруту: руководитель направления, HR-директор, при новой штатной единице — финансовый директор. Только после согласования вакансия попадает в работу к рекрутеру. Это убрало ситуацию, когда рекрутер месяц искал человека на позицию, которую в итоге не утвердили в бюджете.

Второй блок — сбор кандидатов. Отклики с работных сайтов подтягиваются автоматически: резюме парсится в карточку кандидата с контактами, опытом и ожиданиями по зарплате. Дубли определяются по телефону и почте, поэтому кандидат, который откликался год назад, не заводится заново, а поднимается из базы со всей историей взаимодействия. Это оказалось неожиданно ценно: около 15% закрытий пошло из собственной базы прошлых кандидатов, за которых уже не нужно платить площадкам.

Третий блок — движение по воронке. Кандидат проходит стадии от скрининга до оффера, на каждой стадии автоматически создаются задачи и напоминания: рекрутеру — позвонить, руководителю — дать обратную связь после интервью в течение 24 часов, кандидату — уведомление о статусе. Именно автоматические напоминания нанимающим руководителям дали основной эффект по скорости: раньше обратная связь после собеседования приходила в среднем через 4 дня, теперь — за 1,2 дня.

Четвёртый блок — оффер и выход. Согласование оффера идёт по маршруту с контролем срока, а после принятия автоматически запускается процесс адаптации: заявки в ИТ на учётные записи и технику, в АХО на пропуск и рабочее место, задачи наставнику и руководителю. Новичок выходит на подготовленное место, а не ждёт неделю доступа к системам.

Итог: два рекрутера закрывают около 120 вакансий в год, средний срок закрытия сократился с 34 до 21 дня, доля закрытий из собственной базы выросла до 15%, а отчётность для руководства формируется автоматически. Отдельно заказчик отмечает прозрачность: теперь видно, на каком этапе стоит каждая вакансия и кто её задерживает.