Завод металлообработки: четыре цеха, склад, ремонтная служба, энергослужба. Закупки сырья, комплектующих, инструмента, спецодежды и услуг подряда — 600–700 млн ₽ в год. Заявки приходили в отдел снабжения по почте, в мессенджеры, бумажными служебными записками и устно в коридоре. Три закупщика вели личные таблицы в Excel, единственным источником правды по ценам была их память.
Финансовый директор узнавал о крупной закупке в момент, когда на подпись приходил счёт: согласовать или остановить уже размещённый заказ. Руководитель закупок не мог ответить, сколько в среднем проходит времени от заявки до договора и где именно теряются дни. Доля лотов, закупленных без сравнения альтернатив, по первой оценке составляла около 70%.
Триггером проекта стал внутренний аудит: он показал, что по трём номенклатурным группам разные цеха закупали одинаковые позиции у разных поставщиков с разбросом цен до 22%.