SRM-система (Supplier Relationship Management) — программа, в которой компания ведёт всю работу с поставщиками: от регистрации нового контрагента и проверки его документов до тендера, договора, контроля поставок и итоговой оценки. Если CRM управляет отношениями с клиентами — теми, кто платит компании, — то SRM управляет отношениями с теми, кому платит компания.
Термин пришёл из крупных ERP-экосистем, где SRM был отдельным модулем закупок. Сегодня так называют любой класс систем, который закрывает три задачи: найти надёжного поставщика, выбрать лучшее предложение прозрачно и контролировать исполнение договора.
Из каких модулей состоит SRM-система
| Модуль | Что делает | Кто работает |
|---|---|---|
| Портал (личный кабинет) поставщика | Самостоятельная регистрация, анкета, загрузка документов, участие в закупках, просмотр заказов и актов | Поставщик |
| Аккредитация | Проверка контрагента по чек-листу: реквизиты, финансовая устойчивость, лицензии, сертификаты, служба безопасности | Закупщик, СБ, юрист |
| Каталог и база поставщиков | Карточка с историей: тендеры, договоры, поставки, претензии, рейтинг | Закупщик |
| Тендерный модуль | Запрос предложений, приём КП в едином формате, переторжка, сравнительная таблица, протокол выбора | Закупщик, тендерная комиссия |
| Договоры | Согласование, версии, сроки, пролонгация, контроль лимитов по рамочным договорам | Юрист, закупщик |
| Исполнение и оценка | Сроки поставок, качество, рекламации; рейтинг поставщика по KPI | Склад, ОТК, закупщик |
| Аналитика | Экономия к бюджету, доля конкурентных закупок, цикл закупки, концентрация на поставщиках | Руководитель закупок, финдиректор |
Ключевое отличие SRM от «учёта поставщиков в таблице» — внешний контур. Поставщик сам заполняет анкету, сам загружает документы и сам подаёт предложение в тендер. Закупщик перестаёт быть оператором ввода данных и занимается выбором и переговорами.
SRM, CRM и ERP: в чём разница
| CRM | SRM | ERP | |
|---|---|---|---|
| Объект | Клиент и сделка | Поставщик и закупка | Ресурсы компании: деньги, запасы, производство |
| Направление денег | Входящие | Исходящие | Учёт всех потоков |
| Ключевой процесс | Воронка продаж | Аккредитация → тендер → договор → оценка | Учёт операций и планирование |
| Внешние пользователи | Редко | Обязательно: поставщики в личном кабинете | Нет |
| Пример в России | Битрикс24, amoCRM | SRM на Битрикс24, отраслевые SaaS-площадки | 1С:ERP, 1С:УПП |
На практике SRM почти всегда работает в связке с учётной системой. В SRM живёт всё, что происходит до проведения документа: выбор поставщика, согласование, протокол. В 1С уходят заказ поставщику, договор как объект учёта, поступления и оплаты. Если пытаться вести тендеры в 1С, страдает удобство и внешний контур; если пытаться вести учёт в SRM, страдает бухгалтерия.
Когда SRM-система окупается
Основной источник эффекта — конкуренция. Каждый лот, по которому получено три и более сопоставимых предложения вместо одного «привычного», в среднем дешевле. Второй источник — скорость: тендер, который по почте и Excel занимает 2–3 недели, в системе с шаблонами и рассылкой проходит за 5–7 рабочих дней. Третий — снижение рисков: аккредитация отсекает однодневки до того, как им переведён аванс.
Ориентиры, при которых отдельная SRM обычно оправдана:
- от 100 активных поставщиков или от 300 закупочных процедур в год;
- закупки от 150–200 млн ₽ в год — тогда даже 2–3% экономии покрывают внедрение за первый год;
- требование обосновывать выбор поставщика перед комиссией, аудитором или собственником;
- несколько площадок или юрлиц, которые закупают одно и то же у разных поставщиков.
Если поставщиков 20–30, а тендеров несколько в квартал, достаточно настроить согласование заявок и сравнение КП во внутреннем портале — отдельная SRM будет избыточной.
Варианты внедрения SRM
| Вариант | Плюсы | Минусы | Кому подходит |
|---|---|---|---|
| SaaS-площадка (облачный сервис) | Быстрый старт, готовая база поставщиков | Абонплата, данные у оператора, процесс подстраивается под площадку, отдельный вход для сотрудников | Разовые и нерегулярные торги |
| Модуль крупной ERP | Глубокая интеграция с учётом | Дорого, долго (6–12 месяцев), нужны редкие специалисты | Холдинги с уже внедрённой ERP того же вендора |
| SRM на Битрикс24 | Данные в контуре компании, процессы под вашу закупочную политику, тот же портал для сотрудников, интеграция с 1С | Нужен проект внедрения 1,5–4 месяца, бюджет от 690 тыс. ₽ | Средний и крупный бизнес, у которого уже есть или планируется Битрикс24 |
| Собственная разработка | Полная свобода | Самый дорогой и рискованный путь, вечная поддержка своими силами | Очень специфичные закупки |
Подробно о составе и стоимости третьего варианта — на странице SRM-система на Битрикс24: портал поставщиков, тендерный модуль, аккредитация и рейтинг, пакеты от 690 тыс. ₽ (база) до 2,4 млн ₽ (с внешним порталом поставщика).
Как выбрать SRM: 7 вопросов к поставщику решения
- Где хранятся данные о поставщиках и ценах? Для многих компаний коммерческие предложения — чувствительная информация, и облако оператора не подходит.
- Как поставщик попадает в систему? Самостоятельная регистрация по ссылке или только по приглашению — от этого зависит, расширится ли пул.
- Можно ли настроить свою закупочную политику? Пороги сумм, способы закупки, состав комиссии, маршруты согласования должны настраиваться без программиста.
- Как устроено сравнение предложений? Единая форма КП, приведение к сопоставимым условиям (доставка, отсрочка, НДС), переторжка.
- Что передаётся в 1С и обратно? Справочник контрагентов, номенклатура, договоры, поступления, оплаты.
- Как считается рейтинг поставщика? По фактическим данным поставок или по субъективной оценке закупщика.
- Сколько стоит владение за 3 года? Лицензии или подписка, поддержка, доработки, пользователи-поставщики.
С чего начать
Не пытайтесь запустить все модули сразу. Рабочая последовательность: сначала база поставщиков и аккредитация (чтобы появились чистые данные), затем тендерный модуль на одной категории закупок, затем договоры и рейтинг. Первый тендер в системе обычно проходит через 4–6 недель после старта проекта, и именно он даёт аргументы для масштабирования на остальные категории.
Если внутренний цикл закупок — заявки подразделений, согласование, сравнение КП — ещё не автоматизирован, начните с него: это разобрано в статье Автоматизация закупок в Битрикс24. О том, как проводить сами торги, — в материале Тендеры поставщиков в SRM: как устроена своя тендерная площадка.