+7 (917) 632-37-70 Получить расчёт
Главная›Кейсы›HRM и КЭДО для холдинга: 92% кадровых документов — электронно

HRM и КЭДО для холдинга: 92% кадровых документов — электронно

Кейс автоматизации HR на Битрикс24: онбординг, заявки сотрудников, КЭДО с подписанием через Госключ. 92% кадровых документов переведены в электронный вид.

ХолдингHRM и КЭДОКоробка + 1С:ЗУП

Задача

Кадровая служба холдинга тонула в бумаге: 5 юрлиц, разные регламенты, сотни заявлений в месяц — на отпуска, справки, командировки. Новичок в первый день ходил по кабинетам с обходным листом, до трети рабочих мест не были готовы к выходу человека. Проект КЭДО откладывали два года из-за страха перед 377-ФЗ и интеграцией с 1С:ЗУП.

Решение

  • Портал самообслуживания сотрудника: заявления, справки, график отпусков, расчётные листки — со смартфона, без визита в кадры.
  • КЭДО в соответствии с 377-ФЗ: подписание УКЭП/УНЭП через Госключ, журналы ознакомлений, маршруты для 5 юрлиц с их регламентами.
  • Онбординг бизнес-процессом: чек-лист выхода запускается из CRM-рекрутинга, задачи АХО/ИТ/наставнику создаются автоматически, welcome-курс — в портале.
  • Двусторонняя интеграция с 1С:ЗУП: кадровые события, остатки отпусков, структура компании — синхронизация по расписанию.
  • Пилот на управляющей компании (180 человек), затем тираж на юрлица волнами по 200–300 сотрудников.

Результат

Через 8 месяцев 92% кадровых документов подписываются электронно; бумага осталась только там, где её требует закон. Онбординг сжался до одного дня: рабочее место, доступы и наставник готовы к выходу новичка. Кадровая служба сократила рутину на 60% и занялась развитием персонала — без расширения штата на растущем холдинге.

Цифры

Результат в цифрах

92%кадровых документов подписывается электронно
1 деньонбординг новичка вместо 5–7 дней
−60%нагрузка на кадровую службу по типовым заявкам
5юрлиц в едином портале с разными регламентами
Детали

Как шёл проект

Юридическая подготовка

Половина проекта — не настройка, а документы: положение о КЭДО, приказ о переходе, форма согласия, регламент выдачи подписей, изменения в правила внутреннего трудового распорядка. На это ушло пять недель совместной работы юристов заказчика и наших специалистов. Компании, которые пытаются начать с настройки, обычно возвращаются к этому этапу через месяц.

Схема подписи

Выбрали комбинацию: УКЭП у работодателя, простая электронная подпись у сотрудников для заявлений и ознакомления с ЛНА, Госключ для трудовых договоров и допсоглашений. Это закрыло требования 377-ФЗ без расходов на квалифицированную подпись каждому из 1 400 сотрудников — экономия порядка 2,5 млн ₽ в год против схемы «УКЭП всем».

Сбор согласий

Самый недооценённый этап. Согласие на КЭДО нужно от каждого сотрудника, и собрать их с 1 400 человек в семи юрлицах заняло два месяца. Помогло то, что сама форма согласия подписывалась уже в системе — сотруднику приходило уведомление, он подтверждал в мобильном приложении. К концу проекта согласие дали 96%; оставшиеся 4% продолжают работать с бумагой.

Состав работ

Что входило в проект и сколько заняло

ЭтапСодержаниеСрок
Юридическая базаПоложение о КЭДО, приказ о переходе, форма согласия, изменения в ПВТР5 недель
Схема подписиУКЭП работодателя, простая ЭП сотрудников, Госключ для трудовых договоров2 недели
Маршруты документовЗаявления, приказы, ознакомление с ЛНА, графики отпусков по семи юрлицам4 недели
Личное делоСтруктура, права доступа, архив с поиском, сроки хранения2 недели
Интеграция 1С:ЗУПСотрудники, оргструктура, отсутствия, кадровые события — двусторонний обмен5 недель
Сбор согласий1 400 сотрудников, подписание согласия в самой системе, контроль охвата8 недель
МультикомпанияРазграничение по семи юрлицам: шаблоны, маршруты, подписи, видимость2 недели
Онбординг-контурТреки новичков, наставники, чек-пойнты — как продолжение КЭДО3 недели
FAQ

Частые вопросы

Почему 92%, а не 100% документов электронно?

Три вида документов закон оставил на бумаге: акт о несчастном случае, приказ об увольнении и журнал инструктажей по охране труда. Плюс 4% сотрудников, отказавшихся от КЭДО. В сумме это и даёт потолок около 92–95% для любой компании.

Как это работает в семи юрлицах холдинга?

Каждое юрлицо — отдельная компания в портале со своими шаблонами, маршрутами и подписью работодателя. Сотрудник видит только свои документы, кадровик — только своё юрлицо, HR-директор холдинга — сводную картину. Разграничение доступа настраивалось отдельно и заняло около двух недель.

Окупился ли проект?

По расчёту заказчика — за 11 месяцев, в основном за счёт времени кадровой службы (штат не увеличивали при росте численности на 18%) и отказа от курьерской доставки документов в филиалы. Экономия на квалифицированных подписях за счёт выбранной схемы была отдельным крупным фактором.

Обсудить вашу задачу

Бесплатная 60-минутная консультация с архитектором: разберём процессы и предложим решение.

Запросить консультацию